Seit März 2016 arbeiten die drei Ärzte der Röntgenpraxis Dinkelsbühl und das gesamte Team mit dem RIS der Firma medavis. „Ein großes Glück“ findet Frau Dr. med. Angelika Möger. „Aufgrund der Unzufriedenheit mit unserem früheren System haben wir uns Mitte November 2015 dafür entschieden und das war eine sehr gute Wahl.“ Die Mitarbeiter haben seither deutlich mehr Freude bei der Arbeit und werden von den Patienten für das wunderbare Praxisklima, die exzellente Betreuung sowie die reibungslosen Abläufe gelobt.
RIS Einführung in nur 3 Monaten
„Wir wollten einfach ein System, das funktioniert, ausgereift ist und auf das man sich verlassen kann“ führt Frau Dr. Möger aus. Die Einführung war eng getaktet und lief, obwohl die Vorbereitungszeit nur gut zwei Monate betrug, reibungslos. Während der Weihnachtszeit wurden mit dem medavis Projektleiter die wichtigsten Dinge abgestimmt, im neuen Jahr fanden bereits die Schulungen statt. „Eigentlich hätten wir schon früher starten können, es lief alles wie am Schnürchen“ freut sich Frau Dr. Möger im Rückblick. „Meine Mitarbeiter waren so froh, das alte RIS los zu bekommen, dass sie ganz begeistert bei den Schulungen dabei waren. Alles lief nach Plan, auch die Modalitäten- und PACS-Anbindungen waren an einem Tag erledigt. Besser kann man das nicht hinbekommen.“ Das RIS lief von der ersten Minute an rund und die Mitarbeiter fanden sich schnell zurecht. „Das Lustige war, dass wir die Einbestellungen am ersten Tag auf 30 Prozent reduziert hatten, damit die Mitarbeiter sich in Ruhe in die neue Software einfinden konnten. Gegen 11 Uhr kamen dann die ersten Mitarbeiter zu mir und baten darum, doch schnell noch mehr Patienten einbestellen zu dürfen - ihnen wäre langweilig“ erzählt Frau Dr. Möger offensichtlich begeistert und am zweiten Tag wurde in Dinkelsbühl bereits wieder unter Volllast gearbeitet.
Eine echte Arbeitserleichterung
Weil die Mitarbeiter schnell und komfortabel arbeiten, hat sich mit dem medavis RIS die Terminvergabedauer auf die Hälfte reduziert. Das zeigt bereits erste Effekte: der Zustrom an stationären und ambulanten Patienten ist in den letzten Monaten gestiegen. Weil der Terminplaner auch für den Arzt schnell einen Überblick auf das Praxisgeschehen bietet, konnten Gründe für längere Wartezeiten festgestellt und analysiert werden. „So kann ich viel steuern, und das ist aus Sicht des Organisators extrem wichtig“ erläutert Frau Dr. Möger.
Über eine Funktion freuen sich alle Mitarbeiter besonders: die Vorlagenadministration. Das Praxisteam hat für einzelne Untersuchungen Vorlagen erstellt, beispielsweise die Befundvorlage Schilddrüsen-Szintigrafie mit Labor/ohne Labor, in der bereits ein Standardbefund enthalten ist. Dieser wird von den Ärzten beim Diktat nur noch angepasst, indem über die Sprungmarken durch den Befund navigiert und Individuelles zur Untersuchung diktiert wird. „Weil ich beim Diktieren mitlesen und prüfen kann, muss die Schreibkraft nur noch einzelne Sätze ergänzen, und der Befund ist viel schneller fertig als zuvor.“ Auch ist generell die Befundschreibung wesentlich einfacher geworden. Es fallen viel weniger Klicks an, weil durch Vorbelegung im medavis RIS Vieles automatisiert wurde und die Textverarbeitung inklusive Formatierung einwandfrei funktioniert. „Die Bedienung ist sehr viel einfacher als vorher“ stellt Frau Dr. Möger fest. „Was wir ansonsten sehr genießen, ist die Möglichkeit, einzelne Patienten- oder Kostengruppen mit spezieller Anrede zu versehen, indem spezielle Vorlagen verwendet werden. Das erfolgt über die Stammdatenpflege, in der wir hinterlegen können, wie beispielsweise bestimmte Kollegen, Patienten, Krankenhäuser angeredet werden. Wir haben während der Schulung erfahren, dass das möglich ist, und die Mitarbeiter haben mit großem Enthusiasmus Zeit investiert, weil sie die Möglichkeiten erkannt haben.“
In der Praxisklinik Dinkelsbühl sind die Prozesse nach DIN ISO zertifiziert, so dass die gewohnte Arbeitsweise auch von der neuen Software abgebildet werden sollte. „Vieles ist jedoch einfacher geworden, da wir manche Schritte nicht mehr machen müssen, die wir vorher machen mussten. Zum Beispiel dank der Automatisierungen bei der Rechnungsstellung“ merkt Frau Dr. Möger an. Das Praxisteam arbeitet fachübergreifend und es werden viele Patienten an verschiedenen Geräten untersucht. Dafür sind Abläufe entwickelt worden, die beschreiben, wie der Patient am komfortabelsten und wirtschaftlichsten versorgt werden kann. „Wenn einem Patienten ein Nuklid gespritzt wird, muss er oft erst einmal warten, bis er untersucht werden kann. In der Wartezeit können wir andere Untersuchungen machen und anschließend die nuklearmedizinische Untersuchung fortsetzen. Das bilden wir mit dem RIS sehr gut ab“ erläutert Frau Dr. Möger.
Arbeitserleichterung
Mit dem medavis RIS werden in der Röntgenpraxis Dinkelsbühl nun mehr Patienten versorgt und das Personal kann sich intensiver um sie kümmern als zuvor. „Wir machen endlich wieder das, wofür wir da sind“ freut sich Frau Dr. Möger. Sie ist sich sicher, dass es einen Zusammenhang zwischen funktionierender IT und der Patientenzufriedenheit gibt: „Die Arbeit mit dem medavis RIS wirkt sich positiv auf die Atmosphäre aus. Man merkt den Mitarbeitern an, dass das System läuft und sie gerne zur Arbeit kommen. Und wenn die Mitarbeiter zufrieden sind, profitiert der Patient. Funktioniert die IT nicht, sind die Mitarbeiter nur noch damit beschäftigt, irgendwie klar zu kommen, sie ärgern sich, sind überlastet und frustriert. Dass sich das auf den Patienten auswirkt, ist doch logisch.“ Gefragt nach den Vorteilen des medavis RIS, bleibt die Nuklearmedizinerin fest dabei, dass die Freude der Mitarbeiter an der Arbeit die Auswirkung des neuen RIS am besten ausdrückt. „Eine Software ist dann gut, wenn man gar nicht merkt, dass sie da ist. Und diesen wunderbaren Zustand haben wir erreicht. Ich nutze das RIS und ich muss mich keine Minute ärgern oder mir Gedanken machen.“ Die Zufriedenheit in Dinkelsbühl ist hoch. Trotzdem bieten die Ärzte den Mitarbeitern an, in regelmäßigen Besprechungen Punkte im RIS vorzustellen, die ihrer Meinung nach nicht so gut funktionieren. „Als ich bei der letzten Sitzung gefragt habe, was es für Fragen oder Probleme gibt, da war es still, auch bei erneuter Nachfrage“ berichtet Frau Dr. Möger. „Zum Support hatten wir deshalb bislang nur sehr wenig Kontakt, einfach weil es nicht erforderlich war. Generell fühlen wir uns bei medavis ernst genommen. Was mich beeindruckt hat, ist die Professionalität von allen Mitarbeitern, das zeichnet medavis besonders aus.“ Insbesondere schätzt die Ärztin, dass man seitens medavis eine realistische Auskunft bekommt, ob etwas umgesetzt werden kann, und wenn nicht, warum das nicht geht. Allen Kollegen, die auf der Suche nach einem neuen RIS sind, gibt sie den Rat: „Wer ein ausgereiftes RIS sucht und nicht herumexperimentieren möchte, liegt bei medavis richtig! Wir kennen nun ein paar Systeme und wissen aus Erfahrung, dass medavis das stabilste und funktional am besten aufgestellte System ist. Ich kann mir nicht vorstellen, dass es ein anderes Produkt gibt, das die komplexen Anforderungen einer frequentierten radiologisch-nuklearmedizinischen Praxis besser abdeckt.“
